QUE ES UN MANUAL DE USUARIO?
Es una publicación que incluye los aspectos fundamentales de una materia. Se trata de una guía que ayuda a entender el funcionamiento de algo, o bien que educa a sus lectores acerca de un tema de forma ordenada y concisa. Un usuario es, por otra parte, la persona que usa ordinariamente algo o que es destinataria de un producto o de un servicio.
Por lo tanto, es un documento de comunicación técnica que busca brindar asistencia a los sujetos que usan un sistema.
Objetivos
· Dar a conocer a los usuarios finales las características y las formas de funcionamiento del servicio brindado.
· Proporcionar al usuario la información necesaria para utilizar el producto adquirido.
· Facilita registrar las solicitudes del Servicio de conectividad, y reportes de fallas correspondientes al producto en uso.
· Conocer cómo utilizar un sistema, mediante una descripción detallada e ilustrada a través de opciones.
· Conocer el alcance de toda la información por medio de una explicación detallada e ilustrada de cada una de las páginas que lo conforman.
· Satisfacer las necesidades reales de la empresa
· Contar con instrucciones apropiadas de uso, manejo y conservación
· Facilitarla localización de las orientaciones y disposiciones especificas
· Diagramación que corresponda a su verdadera necesidad
· Hacer uso racional y adecuado, por parte de los destinatarios
· Gozar de adecuada flexibilidad para cubrir diversas situaciones
· Tener un proceso continuo de revisión y actualización
· Facilitar a través del diseño, su uso, conversación y actualización
· Estar debidamente formalizado por la instancia correspondiente de la empresa.
TIPOS DE MANUALES Y SU UTILIDAD
Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa con nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:- Por su alcance:
- Generales o de aplicación universal
- Departamentales o de aplicación específica: son Manuales que norman la actuación de su personal según el departamento al que están adscritos y las funciones que realizan.- p.-e- Manuales de Ventas.
- De puestos o aplicación individual: son manuales específicos para detallar las características y el alcance de las responsabilidades de un puesto ó un grupo determinado de puestos similares.
- Por su contenido
- De historia de la empresa o institución: Estos manuales generalmente tienen una breve historia de la empresa, desde su fundación hasta su realidad, incluyendo además la misión, la visión y el objetivo de la misma. Generalmente incluyen una copia del Reglamento interior de Trabajo para que conozca sus derechos y obligaciones.
- De organización: Es un manual que contiene información sobre la estructura general de la empresa, y las funciones de cada área.
- De políticas: Son una especie de criterios de actuación que, sin ser reglas, permiten tener un criterio de actuación en una empresa. p.e. Nuestra política es que el Cliente sea atendido en menos de 15 minutos.
- De procedimientos: Es un manual específico, que detalla cada una de las etapas que se llevan a cabo para realizar algo... p.e. Manual para la evaluación de personal.
- De contenido múltiple (manual de Técnicas)
- Por su función específica o área de actividad.
- De personal: Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa y señalan los puestos y la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad; las funciones y actividades de los órganos de la empresa. Generalmente contienen graficas de organización, descripciones de trabajo, cartas del límite de autoridad, entre otras cosas.
- De ventas: Son manuales como su nombre lo dice, de formas para llevar a cabo una tarea específica que son las ventas, por ejemplo.- Manual para ventas de computadoras.
- De producción o ingeniería.
Ejemplo de manual de usuario
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